Informace o zpracování osobních údajů — akce a Portal

Formula Student Czech Republic

Poslední aktualizace: 5. listopadu 2026

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Formula Student Czech Republic, s.r.o.
Sídlo: č.p. 123, 533 41 Černá u Bohdanče, Česká republika
IČO: 01452533
Zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, sp. zn. C 52763
Kontakt pro ochranu osobních údajů: info@fsczech.cz

2. Koho a čeho se tato informace týká

Tato informace popisuje zpracování osobních údajů v souvislosti s organizací Formula Student Czech Republic, používáním FS Czech Portalu a účastí na akci. Týká se zejména členů týmů, team captainů, řidičů, ESO a ASR, guestů a alumni, dobrovolníků, scrutineerů, judges, organizátorů, zástupců médií, návštěvníků a dalších osob zapojených do akce.

Vztahuje se také na přihlášky k účasti jako dobrovolník, official, scrutineer nebo judge, ať jsou podány v FS Czech Portalu, nebo v mobilní aplikaci FSCzech, a na vše, co z přihlášky vyplývá (výběr, potvrzení účasti, ubytování, směny a check-in).

Samostatná FSCzech Mobile App Privacy Policy se vztahuje na mobilní aplikaci. Zpracování údajů při nákupu v e-shopu upravují samostatné Obchodní podmínky a informace o zpracování osobních údajů pro e-shop.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Podle role osoby a způsobu účasti můžeme zpracovávat zejména:

identifikační a kontaktní údaje a údaje uživatelského účtu (jméno, příjmení, e-mail, telefon);
pokud se přihlašujete přes Google nebo Apple: identifikátor vašeho účtu u Google nebo Apple, e-mailovou adresu, kterou nám předá, a kdy jste se tak naposledy přihlásili (heslo k účtu Google ani Apple nikdy nezískáváme);
tým, univerzitu, organizaci, roli, oprávnění a historii účasti;
registrační a organizační údaje k akci (seznamy účastníků a guestů, ubytování v kempu, průkazy a vesty, přístupy, vozidla, kontaktní osoby);
přihlášky dobrovolníků, officials, scrutineerů a judges: pohlaví, datum narození, státní příslušnost, země a město bydliště, jazyky a jejich úroveň, zaměstnání, zaměstnavatel nebo škola, pracovní pozice nebo obor studia, vzdělání, profil na LinkedIn, členství ve Formula Student týmu, předchozí akce a role, zkušenosti s hodnocením, profesní zkušenosti a motivace, preferované činnosti, dostupnost (dny, příjezd a odjezd), ubytování a hotel, žádost o příspěvek na cestovné a jeho odhad, velikost trička, partnerská firma a odpovědi na doplňující otázky;
údaje, které k přihlášce a účasti zaznamenávají organizátoři: rozhodnutí a jeho historie, potvrzení účasti, zajištění hotelu a cestovného, přidělená činnost a směny, check-in (příjezd, registrační balíček), historie účasti v jednotlivých ročnících, interní poznámky a upozornění na možnou duplicitní registraci;
stravovací omezení a, pokud je uvedete, potravinové alergie nebo intolerance;
kontakt pro případ nouze, který uvedete (jméno, vztah, telefon);
doklady k ověření identity a způsobilosti (doklad totožnosti, doklad o zdravotním pojištění, například EHIC, řidičský průkaz, ESOQ, ASRQ, podepsaná prohlášení) a výsledek jejich ověření;
profilovou fotografii a fotografii řidiče (fotografie řidiče může být použita ve výsledcích a livestreamu);
soutěžní záznamy a záznamy v Portalu (přihlášky, odevzdané formuláře, technical documents, scrutineering, virtuální fronty, výsledky, penalizace, úkony provedené v Portalu) a komunikaci s organizátory;
bezpečnostní a incidentní údaje; údaje o zdravotním stavu pouze tehdy, je-li to nezbytné pro bezpečnost, pomoc nebo řešení incidentu;
fotografie, video, zvukové záznamy a livestream pořízené během akce;
pokud k Portalu připojíte AI asistenta (například Claude nebo ChatGPT): o jakého asistenta jde, kdy jste ho připojili, zda smí upravovat, jeho přístupové tokeny a záznam o tom, kterou funkci Portalu a kdy použil (nikdy obsah vašich dotazů ani jeho odpovědí);
technické údaje potřebné k provozu a ochraně Portalu (IP adresa, zařízení a prohlížeč, časové údaje, bezpečnostní a auditní logy).

Úplné údaje o platební kartě přímo nepřijímáme ani neukládáme. Platby související s akcí mohou podle typu platby probíhat bankovním převodem nebo platební kartou. Karetní platby zpracovává příslušný poskytovatel platebních služeb.

4. Odkud údaje získáváme

Údaje získáváme přímo od vás, od Team Captaina nebo jiné oprávněné osoby vašeho týmu, od vaší univerzity nebo organizace, od officials a dalších osob zapojených do organizace, případně z platforem používaných pro sdílené soutěžní dokumenty. Pokud za vás osobní údaje zadává Team Captain, měl by vás informovat, že údaje byly předány FS Czech. Tato informace se vztahuje i na osobní údaje získané od Team Captaina, týmu, univerzity nebo jiného oprávněného zdroje.

Pokud nám uvedete kontakt pro případ nouze, dejte prosím této osobě vědět, že jste její údaje předali FS Czech a proč.

Pokud se přihlašujete přes Google nebo Apple, získáváme od Google nebo Apple identifikátor vašeho účtu a e-mailovou adresu. Přihlášení přes ně je dobrovolné; Google a Apple přihlášení zpracovávají podle svých vlastních zásad ochrany osobních údajů.

5. Účely a právní základy zpracování

Účel	Právní základ
Registrace, správa účasti, Portal, komunikace a poskytování služeb spojených s akcí	Plnění smlouvy nebo opatření před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; u osob, které nejsou přímou smluvní stranou, oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Posouzení přihlášek dobrovolníků, officials, scrutineerů a judges, výběr účastníků a plánování činností, směn, ubytování a příspěvků na cestovné	Opatření před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; oprávněný zájem na výběru vhodných a zkušených osob podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Vedení historie účasti a interních poznámek pro posouzení přihlášek v dalších ročnících	Oprávněný zájem na zajištění akce spolehlivými a zkušenými lidmi podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Kontaktování ohledně dalších ročníků FS Czech	Souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR udělený v registračním formuláři; lze jej kdykoli odvolat.
Zajištění stravování podle stravovacích omezení a potravinových alergií nebo intolerancí	U stravovacích omezení plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; u alergií a intolerancí (údaje o zdravotním stavu) váš výslovný souhlas podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR, který udělujete zaškrtnutím políčka souhlasu při jejich zadání v přihlášce nebo ve svém profilu v Portálu. Souhlas můžete kdykoli odvolat — v profilu odškrtnutím políčka, čímž se alergie smažou, u přihlášky napsáním nám; alergii pak již nebudeme zohledňovat.
Kontaktování vaší kontaktní osoby, pokud se vám na akci něco stane	Oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; ochrana životně důležitých zájmů podle čl. 6 odst. 1 písm. d) GDPR.
Přihlašování přes Google nebo Apple, pokud jej zvolíte	Plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR — přístup k vašemu účtu zvoleným způsobem.
Připojení AI asistenta k Portalu, pokud jej zvolíte	Plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR — přístup k údajům vašeho týmu zvoleným způsobem.
Příprava technické kontroly s pomocí AI (doporučující kontroly a návrhy poznámek pro officials k odevzdaným technickým dokumentům, fotografiím, datasheetům a účtenkám)	Oprávněný zájem na důkladné, jednotné a včasné technické kontrole podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Přidělení rolí, identifikace osob, access management, scrutineering, virtuální fronty, výsledky a provoz akce	Oprávněný zájem na bezpečné, férové a efektivní organizaci akce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Bezpečnost, prevence zneužití, řešení incidentů, ochrana osob a majetku a obhajoba právních nároků	Oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; ochrana životně důležitých zájmů podle čl. 6 odst. 1 písm. d) GDPR; u údajů o zdravotním stavu zejména čl. 9 odst. 2 písm. c) nebo f) GDPR, je-li to v konkrétní situaci nezbytné.
Plnění účetních, daňových, právních a regulatorních povinností a součinnost s orgány veřejné moci	Plnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
Provoz, zabezpečení, audit a řešení chyb Portalu	Oprávněný zájem na bezpečnosti a spolehlivosti systémů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Dokumentace, informování veřejnosti a propagace akce prostřednictvím fotografií, videa a livestreamu	Oprávněný zájem na dokumentaci a propagaci akce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, pokud je pro konkrétní použití vyžádán.

6. Povinné a nepovinné údaje

Údaje označené v Portalu, registračních formulářích, pravidlech nebo Handbooku jako povinné jsou nezbytné pro registraci, ověření způsobilosti, přidělení role, vstup do vybraných prostor nebo účast v soutěži. Pokud povinné údaje nebo dokumenty neposkytnete, nemusí být možné účet aktivovat, roli přidělit nebo účast povolit.

Profilová fotografie může být povinná pro role, u nichž je nutná rychlá identifikace na místě nebo přístup k omezeným materiálům. Provozní profilová fotografie není určena k veřejnému zveřejnění. Fotografie řidičů může být zveřejněna v livestreamu, výsledcích a dalších výstupech spojených se soutěží.

7. Fotografie, video a livestream

Během akce se pořizují fotografie, videozáznamy a livestream pro dokumentaci, výsledkové a zpravodajské výstupy, komunikaci s účastníky a propagaci Formula Student Czech Republic. Záznamy mohou být zveřejněny na webu, sociálních sítích, video platformách, v galerii, tiskových materiálech a v archivech akce.

Pokud si nepřejete být zachyceni v detailním nebo individuálně zaměřeném záběru, kontaktujte před akcí nebo během ní Info Point nebo info@fsczech.cz. Námitku posoudíme s ohledem na konkrétní použití a naše oprávněné zájmy. U již odvysílaného livestreamu, skupinových záběrů, veřejných výsledků nebo materiálů, které již byly oprávněně zveřejněny, nemusí být úplné odstranění vždy možné nebo přiměřené.

Akreditovaná média a další nezávislí pořizovatelé záznamů mohou v některých případech jednat jako samostatní správci osobních údajů a odpovídají za své vlastní zpracování.

8. Kdo má k údajům přístup

K údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují pro svou roli, zejména pověření organizátoři, administrátoři Portalu, registrační tým, scrutineers, judges, timing a results team, media team, bezpečnostní služba a další officials. Rozsah přístupu je omezen podle role.

Údaje můžeme předat nebo zpřístupnit také:

poskytovatelům hostingu, cloudových služeb, e-mailové komunikace, infrastruktury, monitoringu, zálohování a technické podpory; Portal je provozován s využitím Amazon Web Services;
poskytovatelům služeb umělé inteligence (v současnosti OpenAI a Anthropic), kteří z odevzdaných technických dokumentů, fotografií, datasheetů a účtenek připravují doporučující kontroly a návrhy poznámek pro officials; údaje zpracovávají podle našich pokynů a nepoužívají je k trénování svých modelů;
poskytovatelům výsledkových, livestreamových, fotografických a mediálních služeb;
poskytovatelům ubytování (hotelům) v rozsahu potřebném pro rezervaci (jméno a termín pobytu);
poskytovatelům stravování v rozsahu potřebném pro přípravu jídla (stravovací omezení a alergie, pokud možno bez jmen);
poskytovatelům platebních služeb, karetního acquiringu a platebních terminálů, účetních a bankovních služeb, pokud je to pro konkrétní operaci nutné;
zdravotnické službě, záchranným složkám, pojišťovnám, právním poradcům nebo orgánům veřejné moci, pokud je to nutné nebo vyžadované právem;
univerzitě, týmu nebo organizaci účastníka, pokud je to nutné pro řešení závažného bezpečnostního, disciplinárního nebo organizačního incidentu;
veřejnosti v rozsahu výsledků, seznamů týmů a řidičů, fotografií, videa, livestreamu a dalších veřejných výstupů akce.

Pokud k Portalu sami připojíte AI asistenta, asistent získá údaje vašeho týmu, které na váš pokyn přečte. Jeho poskytovatel je zpracovává v rámci vašeho vlastního účtu a podle svých podmínek, nikoli naším jménem. Asistenta můžete kdykoli odpojit v My Account.

Osobní údaje neprodáváme.

9. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří poskytovatelé cloudových, komunikačních nebo mediálních služeb mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě používáme odpovídající právní mechanismus, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky, a podle potřeby další ochranná opatření. Týká se to i poskytovatelů služeb umělé inteligence uvedených v oddílu 8, kteří sídlí ve Spojených státech. Bližší informace o použitých zárukách pro předání lze vyžádat na info@fsczech.cz.

10. Doba uchování

Dokumenty nahrané do Portalu uchováváme po dobu existence uživatelského účtu, případně dokud je uživatel v profilu v Portalu sám nesmaže nebo nenahradí. Uchování platných dokumentů v účtu umožňuje vracejícím se účastníkům jejich využití pro další ročníky bez opětovného nahrávání. FS Czech může odstranit dokumenty, které jsou propadlé, zastaralé nebo již nejsou pro účast potřebné, pokud jejich uchování nevyžaduje právní předpis nebo nejsou nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Smazání dokumentu vyžadovaného pro registraci nebo účast může znamenat, že registraci nebo účast na příslušné akci nebude možné dokončit, dokud nebude znovu nahrán platný dokument.

Kategorie	Běžná doba uchování
Účet a základní profil včetně provozní profilové fotografie	Po dobu existence účtu.
Účet Google nebo Apple připojený pro přihlašování	Do jeho odpojení v účtu nebo do zrušení účtu.
Kopie dokladu totožnosti, dokladu o zdravotním pojištění (například EHIC), řidičského průkazu a kvalifikačních dokumentů (ESOQ, ASRQ, prohlášení, souhlasy zákonných zástupců)	Po dobu existence aktivního účtu; uživatel je může kdykoli sám smazat nebo nahradit. Propadlé nebo již nepotřebné dokumenty může FS Czech odstranit.
Výsledek ověření dokumentu (záznam, že dokument byl zkontrolován a platný)	5 let od příslušného ročníku akce.
Členství v týmu, role, historie účasti a soutěžní a organizační záznamy (scrutineering, virtuální fronty, komunikace, neveřejné výsledkové podklady)	5 let od příslušného ročníku akce; oficiální výsledky a historie soutěže mohou být archivovány dlouhodobě.
Přijaté přihlášky dobrovolníků, officials, scrutineerů a judges a interní poznámky organizátorů k účastníkům	5 let od příslušného ročníku akce jako součást historie účasti.
Nepřijaté, stažené, zrušené nebo propadlé přihlášky	2 roky od příslušného ročníku akce; pokud jste souhlasili s kontaktováním ohledně dalších ročníků, do odvolání tohoto souhlasu, nejdéle však 5 let.
Stravovací omezení a potravinové alergie nebo intolerance uvedené v přihlášce	Do 30 dnů po skončení příslušné akce; poté je smažeme.
Potravinové alergeny uložené ve vašem profilu v Portálu (s vaším výslovným souhlasem)	Dokud je neodeberete nebo souhlas neodvoláte.
Kontakt pro případ nouze v profilu v Portalu	Po dobu existence účtu; v profilu jej můžete kdykoli změnit nebo smazat.
Bezpečnostní a incidentní záznamy, disciplinární řízení a právní spory	Po dobu řešení, zpravidla nejdéle 5 let, a následně podle potřeby pro ochranu právních nároků.
Kontroly a návrhy poznámek pro officials připravené s pomocí AI	Spolu s odevzdáním, ke kterému patří, jako součást záznamů o soutěži.
Připojený AI asistent: jeho přístupové tokeny / záznam o tom, kterou funkci Portalu použil	Do jeho odpojení nebo do 30 dnů nepoužívání / 90 dnů.
Technické, bezpečnostní a auditní logy Portalu	Běžně 12–24 měsíců.
Účetní, daňové a platební záznamy	Po dobu vyžadovanou právními předpisy, zpravidla až 10 let.
Fotografie, video a livestream	Mohou být uchovávány dlouhodobě jako dokumentace a veřejný archiv akce, s možností vznést námitku podle bodu 7.

Pokud je vznesen právní nárok, probíhá šetření nebo máme jinou zákonnou povinnost, můžeme potřebné údaje uchovat déle, než uvádějí běžné lhůty výše.

11. Zabezpečení

Používáme přiměřená technická a organizační opatření, zejména řízení přístupů podle rolí, autentizaci, logování, zálohování, aktualizace, omezení administrátorských přístupů a postupy pro řešení bezpečnostních incidentů. Přístup k nahraným dokladům a neveřejným fotografiím je omezen na pověřené osoby.

12. Automatizované rozhodování

Neprovádíme rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky. Automatizované řazení, notifikace nebo kontroly v Portalu mohou podporovat organizační proces, konečné rozhodnutí však mohou přezkoumat officials. O přihláškách vždy rozhodují organizátoři; automatické kontroly (například zda přidělená směna odpovídá vaší dostupnosti nebo zda nejde o duplicitní registraci) jim pouze pomáhají. Stejně tak kontroly technických dokumentů a účtenek s pomocí AI pouze připravují doporučující poznámky pro officials; týmy je nikdy nevidí jako rozhodnutí a každé rozhodnutí činí official.

13. Vaše práva

Podle podmínek GDPR máte právo na přístup k osobním údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete souhlas kdykoli odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost předchozího zpracování.

Žádosti a námitky posílejte na info@fsczech.cz. Můžeme požádat o přiměřené ověření identity. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

14. Změny této informace

Tuto informaci můžeme aktualizovat. Aktuální verze bude zveřejněna v FS Czech Portalu. O významných změnách můžeme informovat prostřednictvím Portalu nebo e-mailu.